La implementación del sistema de Gestión de Expedientes electrónicos comenzó con la redacción y sanción de la Ley de Expediente Electrónico N° 10.898, entre otras cuestiones que aluden a la planificación de una nueva forma de gestionar los expedientes de forma digital en toda la administración pública.

Tal proceso de implementación implicó a su vez un exhaustivo relevamiento de trámites y su consiguiente simplificación para mejorar los procedimientos y optimizar los tiempos y recursos, así como el desarrollo informático del sistema y la capacitación de las y los trabajadores de la administración pública provincial, además de la reglamentación de la ley para hacer efectiva su aplicación.

De tal modo, el Decreto Reglamentario Nº 1.737/22 designa a la Secretaría de Modernización como Autoridad de Aplicación de la Ley para llevar adelante este proceso y ejercer las funciones de contralor interno dentro de la administración central. También establece la implementación gradual del sistema conforme a las etapas determinadas por el organismo.

Gracias a los pasos previos concretados, hoy el Gobierno de Entre Ríos se encuentra en condiciones de implementar, a partir de este 24 de abril, las primeras tramitaciones electrónicas de principio a fin correspondientes a procedimientos que se realizan en toda la administración pública.

Al respecto, la secretaria de Modernización Lucrecia Escandón, expresó que “encontrarnos en esta instancia ha significado un recorrido de mucho trabajo desde el punto de vista jurídico, de relevamiento y simplificación de tramitaciones, capacitaciones y mesas de trabajo con las trabajadoras y trabajadores, inversión en infraestructura tecnológica, desarrollo de sistemas, implementación de firma digital, entre otros aspectos que posibilitan que estemos dando el paso de la implementación de las primeras tramitaciones que ya no volverán a realizarse más en formato papel.”

Escandón explicó que “esto implica que cada uno de los documentos que componen un expediente se realizarán de principio de fin de forma digital incorporando: firma electrónica, digital y las notificaciones electrónicas tanto al inicio del expediente como al finalizar con su correspondiente decisión administrativa.”

Mientras que adelantó que “este paso que dimos nos abre las puertas hacia la tramitación electrónica, un proyecto que venimos trabajando con la Universidad Tecnológica Nacional (UTN) hace un tiempo, y que permitirá a la ciudadanía en el segundo semestre de este año iniciar sus trámites a distancia 100% online.”

Los expedientes electrónicos
El Sistema de Gestión de Expedientes (SGE) es una iniciativa del Ejecutivo provincial que la Secretaría de Modernización diseñó -a través de la Dirección General de Informática- e implementa por etapas buscando facilitar la gestión de todos los trámites administrativos mediante un proceso que implica pasar del papel a lo digital.

En esta oportunidad, los nuevos expedientes electrónicos permiten la tramitación de los procedimientos del Programa de Despapelización de la Secretaría de Modernización; de Expurgo (destrucción de documentos y expedientes culminados y/o archivados con una antigüedad mayor a 10 años según el Dec. 2651/18); de Solicitud de Actor; Solicitud de Pago de Título y de certificaciones de Antigüedad y de Servicio de las trabajadoras y los trabajadores de la administración pública.

Cabe resaltar que cualquiera de estos procedimientos que hayan iniciado un expediente en papel antes del 24 de abril de 2023 deberán continuar hasta su finalización con el mismo formato.

En referencia a ello, Escandón sostuvo que teniendo en cuenta que “anualmente la administración pública tramita más de 200.000 expedientes en papel”, el proceso debe llevarse adelante de manera “paulatina y oportuna, de forma eficiente y transparente.”

Un Estado Provincial más cerca de la ciudadanía
El Sistema de Gestión de Expedientes es parte de un conjunto de acciones y programas de innovación pública que buscan avanzar en la transformación digital del Estado Provincial desde el inicio de la actual gestión gubernamental en 2015, con el objetivo de lograr que sea más eficiente, eficaz y transparente, redundando en beneficios para la ciudadanía y una mejor calidad de vida de las y los entrerrianos.

En tal sentido, la secretaria de Modernización destacó que este desarrollo es muy importante porque “a través de los expedientes estamos dando respuestas a las solicitudes ciudadanas, resolvemos aspectos vinculados al funcionamiento de la administración pública que posibilitan que el Estado llegue con sus políticas y servicios públicos a la sociedad, que pueda garantizar derechos y tomar las medidas para el desarrollo de nuestra provincia.”

A su vez, Escandón especificó que “proyectos como este impactan en la simplificación de los procedimientos, en el acortamiento de los tiempos de respuesta, en la despapelización de la administración pública; la seguridad jurídica, inmutabilidad, integralidad y perdurabilidad de los documentos públicos; en mayor transparencia y accesibilidad, así como en el ahorro de recursos públicos y la producción de información para la toma de decisiones, entre otros aspectos.”

“La implementación del expediente electrónico no es sólo un proyecto tecnológico, es resultado de un programa de innovación pública integral que implica un cambio cultural profundo en la administración pública provincial, remarcó la funcionaria.”

La normativa específica y cómo acceder
Para implementar estos primeros expedientes se dictaron una serie de resoluciones, a saber: la Resolución 4/23 que aprueba la implementación del Sistema de Expedientes (SGE) como sistema integrado e indica que actuará como única plataforma para la implementación de expedientes electrónicos; la Res. 5/23 que aprueba el Nomenclador de Temas y Subtemas; la Res. 6/23 que establece una definición clara para las “actuaciones administrativas”, siendo cada uno de los documentos electrónicos que componen el expediente electrónico. Por ejemplo: acta, acuerdo, certificado de antigüedad, certificado de servicios, circular, contrato y convenio, entre otros. También establece las actuaciones administrativas que requieren firma digital y las que no.

Por su parte, la Res. 7/23 aprueba el Protocolo de Digitalización de Documentos y establece que los documentos digitalizados de este modo gozan de idéntica eficacia jurídica, validez y valor probatorio que sus equivalentes convencionales; y por último la Res. 8/23 que dispone a partir del 24 de abril de 2023 el uso obligatorio y excluyente de expediente electrónico para la tramitación de los procedimientos referidos al Programa de Despapelización de la Administración Pública, a programas de Formación y Capacitación, de Expurgo de documentación pública, Solicitud de Actor, Solicitud de Pago de Título y a la Certificación de Antigüedad y Servicio.